Laporan Proyek Konstruksi

PENGERTIAN 

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel. 

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas kepada pihak yang diberi tugas. 

MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian, pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan sejarah pelaksanaan konstruksi. 

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan merekam kegiatan. 

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus. Laporan berkala memuat keterangan yang  bersifat rutin dan bentuk serta susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan, waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi, bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin. 

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas. 

Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan, dan di mana termasuk perincian kegiatannya. 

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokokpokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek. 

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran tersebut ditolak atau diterima. 

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan sebelumnya. 

SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

  

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang diambil. 

MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat bermanfaat untuk: 

1. memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak; 

2. mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan dapat dipergunakan sebagai: 

       • Bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan 

       • Dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.