Fungsi dan Syarat Laporan
Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pimpinan mampu bertanggung jawab secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.
Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok dasar, yakni:
1. Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek.
2. Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek termasuk penyebabnya.
3. Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat.
Fungsi Laporan
Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban (Accountability)
Laporan yang disampaikan oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan.
b. Pengawasan (Control)
Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan.
c. Penyampaian informasi
Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara horisontal.
d. Alat/bahan pengambil keputusan
Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut.
Syarat Laporan
Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.
Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan obyektif
Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisi-kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut.
b. Laporan harus jelas dan cermat
Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benarbenar dimengerti.
c. Laporan harus lengkap
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.
Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:
1) Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalahmasalah atau pertanyaan baru.
3) Disertai data penunjang.
d. Laporan harus tepat mengenai sasaran
Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.
e. Laporan harus tepat pada waktunya
Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.
f. Laporan harus tepat penerimaanya
Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.
Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.
Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup 3 pokok dasar, yakni:
1. Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan keadaan secara nyata dari proyek.
2. Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai proyek termasuk penyebabnya.
3. Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan masalah secara tepat.
Fungsi Laporan
Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban (Accountability)
Laporan yang disampaikan oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta dapat dipertanggungjawabkan.
b. Pengawasan (Control)
Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas kebenaran isi laporan.
c. Penyampaian informasi
Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu juga disampaikan secara horisontal.
d. Alat/bahan pengambil keputusan
Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut.
Syarat Laporan
Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.
Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:
a. Laporan harus benar dan obyektif
Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan kondisi-kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut.
b. Laporan harus jelas dan cermat
Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya. Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benarbenar dimengerti.
c. Laporan harus lengkap
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.
Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:
1) Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.
2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalahmasalah atau pertanyaan baru.
3) Disertai data penunjang.
d. Laporan harus tepat mengenai sasaran
Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai persoalan.
e. Laporan harus tepat pada waktunya
Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.
f. Laporan harus tepat penerimaanya
Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.
Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap, maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.
Mantaaappp
ReplyDelete