Manajemen Sumber Daya

Definisi Proyek

Menurut Project management Body of knowledge dari Project Management Institute,manajement proyek adalah, “Aplikasi pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melampaui kebutuhan yang diharapkan stakeholder dari proyek tersebut” . Sedangkan proyek didefinisikan sebagai : “ usaha temporer yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa (service) yang unik”.

Menurut Departemen Pekerjaan Umum proyek adalah : “Kegiatan yg dibentuk (oleh menteri PU) untuk melakukan kegiatan investasi pembangunan di bidang prasarana dan atau sarana fisik bidang “pekerjaan umum” untuk mencapai sasaran/tujuan yang telah dirtetapkan sebelumnya, dalam batas waktu tertentu dan berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku”

Adapun ciri khas proyek antara lain :

a. Merupakan alat perubahan

b. Mempunyai awal dan akhir yg dapat dikenali dengan jelas

c. Suatu proyek akan mempunyai tujuan yg spesifik

d. Memerlukan biaya, sumber daya, dan waktu

e. Menggunakan banyak jenis sumber daya dan keahlian

f. Suatu proyek pembangunan biasanya bersifat unik dan khas (lebih kompleks dibanding suatu operasi).

Keberhasilan Proyek

Keberhasilan suatu proyek secara tradisionil dapat dilihat dari indikator “waktu, biaya yang sebenarnya dapat diperluas dengan melihat apakah tujuan proyek terpenuhi (cakupan) dan apakah klien atau pelanggan terpuaskan?. Dari semua faktor tersebut maka factor sumber daya merupakan inti dari keberhasilan proyek. Hal lain yang menentukan keberhasilan suatu proyek adalah pengelolaan suatu proses proyek yang terdiri dari perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan penyelesaian.

Menurut Project management Body of knowledge terdapat 9 (Sembilan) area keahlian yang harus dipunyai seorang manajer proyek agar keberhasilan proyek dapat dicapai yaitu :

• Manajemen integrasi (integration)

• Manajemen cakupan (scope)

• Manajemen waktu (time)

• Manajemen pemerolehan/pengadaan (procurement)

• Manajemen sumber daya (resources)

• Manajemen komunikasi (communication)

• Manajemen mutu (quality)

• Manajemen biaya (cost)

• Manajemen risiko (risk)

Manajemen Sumber daya

Dari penjelasan sebelumnya terlihat bahwa, manajemen sumber daya merupakan hal penting didalam manajemen proyek. Sumber daya yang dimaksud meliputi sumber daya material/bahan, sumber daya alat/peralatan, dan sumber daya manusia/tenaga kerja. Perencanaan sumber daya yang akurat dengan metode yang tepat tentu akan menunjang keberhasilan proyek secara optimal, efisien dan efektif.

Manajemen Sumber Daya Bahan

Sumber daya bahan harus dikelola dengan baik karena hal ini berkaitan dengan kebutuhan proyek atas bahan tersebut yang meliputi kualitas sesuai spesifikasi, lokasi deposit bahan tersebut, waktu atau jadwal pengiriman dan informasi lainnya seperti harga, hasil uji mutu, tempat penyimpanan dan sebagainya. Oleh sebab itu perencanaan sumber daya atas faktor-faktor yang telah disebutkan tadi menjadi penting. Dalam kaitan ini maka masalah prosedur harus diperhatikan, antara lain prosedur penerimaan bahan, prosedur pengadaan bahan dan sebagainya.

Beberapa contoh prosedur dapat diperinci sebagai berikut :

a). Prosedur penerimaan bahan :

• Pemeriksaan atas bahan yang diterima seperti pemeriksaan kondisi fisik, jumlah dan volume serta kelengkapan dokumen administrasinya termasuk dokumen spesifikasi. 

• Penolakan harus dilakukan bila bahan yang diterima tidak sesuai ketentuan, dan apabila bahan diterima karena sudah sesuai ketentuan maka harus dilakukan penyimpanan ditempat yang memenuhi persyaratan.

b). prosedur penyimpanan bahan :

• Dibuat daftar penerimaan dan pemakaian sesuai kebutuhan oleh bagian pergudangan atau logistik

• Melakukan control atas keluar masuknya bahan dengan memakai kartu stok

• Penyimpanan bahan harus dilakukan pada tempat yang aman dan tahan cuaca serta bebas dari banjir

c). Prosedur pengadaan bahan :

• Dibuat jadwal kebutuhan bahan agar mempermugah proses pengadaannya

• Dibuat daftar prioritas pemakaian dan pengadaan bahan

• Dilakukan klarifikasi atas kebutuhan bahan (spesifikasi dan kuantitas) untuk proses pengadaan bahan

Manajemen Sumber Daya Peralatan

Agar proyek berjalan secara efisien dan efektif tentu kebutuhan peralatan harus diidentifikasi serta dikelompokkan misalnya terbagi atas alat- berat, alat-alat ringan, dan alat-alat pengangkut. Identifikasi dapat berupa beberapa hal antara lain :

• Cuaca harus di monitor agar mobilisasi maupun pemakaian peralatan dapat dikendalikan dengan baik

• Kondisi lokasi pekerjaan untuk mengetahui apakah lokasi tersebut masuk kategori berat, sedang atau ringan agar kapasitas peralatan yang digunakan disesuaikan dengan kondisi lokasi pekerjaan tersebut.

• Rencana mobilisasi untuk kelancaran pengiriman peralatan sesuai kebutuhan

• Peralatan komunikasi antara operator dengan pengawas lapangan harus tersedia agar komunikasi dapat berjalan dengan baik

• Fungsi peralatan harus sesuai dengan jenis pekerjaan dengan demikian pelaksanaan pekerjaan berjalan secara efisien dan efektif

• Kondisi peralatan harus memadai demikian juga ketersediaan mekanik dan suku cadang harus terjamin.

Faktor perencanaan peralatan memegang peranan yang utama dalam manajemen sumber daya peralatan, karena dengan perencanaan yang matang maka kita dapat menghitung secara ekonomis jumlah suatu peralatan tertentu yang dikaitkan dengan volume pekerjaan yang ada di lapangan. Hal ini tergantung dari produktivitas peralatan tersebut.

Adapun jumlah peralatan yang dibutuhkan dipengaruhi oleh faktor-faktor yang telah disebut sebelumnya yaitu: cuaca, kondisi lapangan, waktu yang tersedia, efisiensi alat, skill dari operator, dan kapasitas serta jumlah alat.

Manajemen Sumber daya Tenaga Kerja

Dalam hal ini tenaga kerja terbagi atas tenaga kerja tetap dan tenaga kerja tidak tetap. Tenaga kerja tetap biasanya berjumlah sedikit dan digaji tetap setiap bulannya ada atau tidak ada proyek, sedangkan tenaga kerja tidak tetap umumnya berjumlah besar sesuai kebutuhan skala proyek dan hanya dibayar bila ada pekerjaan.

Dalam pengelolaan tenaga kerja diperlukan penetapan mengenai jenis serta deskripsi pekerjaan pada proyek tersebut untuk kemudian diperjelas tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tenaga kerja tersebut, yang dituangkan secara tertulis dan disahkan oleh manajemen.

Penjadwalan tenaga kerja terutama tenaga kerja tidak tetap menjadi sangat penting karena akan memberikan kinerja dan efisiensi dibidang keuangan yang maksimal. Penjadwalan tersebut harus menggambarkan pemakaian tenaga kerja baik di awal proyek, di periode pelaksanaan konstruksi maupun di akhir proyek. Demikian juga harus dapat dibuat rinci sampai kebutuhan pada tingkat bulanan, mingguan maupun harian.

Dalam perencanaan tenaga kerja harus mempertimbangkan kualifikasi, keterampilan dan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan juga mempertimbangkan jenis pekerjaan, waktu yang tersedia serta lokasi proyek.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan tenaga kerja antara lain :

• Jenis kegiatan pekerjaan

• Produktivitas tenaga kerja

• Kuantitas tenaga kerja yang optimal

• Anggaran yang tersedia