Proses Manajemen Material

Proses manajemen material secara umum terdiri dari 7 tahapan yaitu :

1. Pemilihan Material

Untuk pemilihan material permanen pada suatu proyek konstruksi, harus sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam gambar kerja dan spesifikasi yang terdapat dalam kontrak. Namun ada beberapa material permanen dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi yang tidak memiliki spesifikasi yang tepat, sehingga pemilihan materialnya ditentukan berdasarkan kinerja yang harus diberikan. Sedangkan pemilihan untuk material sementara bebas dilaksanakan oleh pelaksana.

2. Pemilihan Pemasok Material

Pemilihan pemasok material pada dasarnya ditentukan pada penawaran harga terendah, namun demikian ada beberapa faktor lain yang patut dan perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan, yaitu :

• Kehandalan pemasok

• Ukuran pemasok

• Layanan purna jual yang ditawarkan pemasok

• Syarat pembayaran yang diminta oleh pemasok

• Kualitas material yang dipasok

• Kemampuan pemasok untuk menyediakan material dalam keadaan tidak terjadwal

3. Pembelian Material

Mengingat struktur organisasi pembangunan yang terlibat dalam sejumlah proyek mempunyai lokasi yang berbeda-beda, maka pembelian material dapat dilakukan baik dengan basis terpusat maupun dengan basis lokal.

Keuntungan basis terpusat adalah :

• Pengendalian lebih baik (menghalangi praktik-praktik tidak wajar)

• Harga lebih murah (untuk pembelian dalam jumlah yang besar)

• Keahlian dapat terbina bagi pihak yang bertanggung jawab atas pembelian.

Keuntungan basis lokal adalah :

• Pengaturan khusus dapat dibuat secara lokal.

• Mengembangkan perdagangan masyarakat lokal.

Tahapan kegiatan pembelian material dilakukan sebagai berikut :

a. Adanya kebutuhan material untuk pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi.

b. Menyiapkan surat permintaan material yang diperlukan dan menyampaikan surat tersebut kepada petugas pembelian dengan memperhatikan :

• Pendelegasian untuk membuat surat permintaan kepada orang yang sudah dipercaya secara hati-hati.

• Persiapan untuk membuat surat permintaan harus memperhatikan waktu yang dibutuhkan antara persiapan surat permintaan dan penyerahan material yang siap pakai.

c. Pengendalian pembelian dilakukan oleh petugas pembelian dengan menggunakan buku pesanan pembelian yang dibuat dalam beberapa rangkap. 

Masing-masing rangkap diserahkan kepada pihak-pihak yang terkait untuk kelengkapan administrasi proyek. Rincian yang harus dimasukkan dalam buku pesanan pembelian adalah :

• Nama dan alamat pemasok

• Nama orang yang memesan material

• Rincian material yang dibutuhkan

• Perintah penyerahan material

• Harga material yang dipesan

• Nama petugas yang bertanggung jawab terhadap pembelian material.

• Rincian untuk administrasi akutansi biaya pembelian material

4. Pengiriman Material

Pengiriman material berdasarkan surat permintaan pembelian material yang telah disetujui dengan jaminan bahwa material yang akan dikirim pemasok sesuai dengan spesifikasi dan dikirim ke lokasi yang tepat dan waktu yang diminta. Bagian pengiriman material juga harus mengatur persetujuan bea cukai, pembayaran tarif impor, mendapatkan izin impor dan lain-lain. 

Bila pemasok tidak bisa menyanggupi pengadaan material yang dibutuhkan pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan, maka bagian pengirirman material harus mengambil langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah tersebut, Adapun langkah-langkah yang mungkin dilakukan adalah :

• Mengubah material yang diminta (misalnya merk atau ukuran) yang telah mendapat persetujuan lebih dahulu dari pihak yang berwenang.

• Mengatur dan melakukan uji coba pada material yang tidak standar untuk memgetahui kinerja dari material tersebut.

• Membatalkan pesanan dan memesan pada pemasok lain.

Tugas bagian pengiriman ini sangat penting karena akan berpengaruh pada kinerja Kontraktor sebagai pelaksana bangunan. Kegagalan dalam pengiriman material menyebabkan keterlambatan pekerjaan yang pada akhirnya menyebabkan pembangunan yang tidak efisien dan tidak ekonomis. Dalam hal ini bagian pengiriman material bagi Kontraktor sebagai agen sekaligus pemasok secara bersama-sama.

5. Penerimaan Material

Material-material yang dipasok pada Kontraktor merupakan suatu hasil dari surat permintaan pembelian yang wajib diperiksa pada saat penyerahan oleh petugas gudang. Sebelum material dibongkar, petugas gudang harus memeriksa terlebih dahulu bahwa material-material yang diserahkan benar-benar material pesanan yang merupakan bagian dari pelaksanaan proyek konstruksi. Hal-hal yang perlu diperiksa oleh petugas gudang adalah :

• Material yang diserahkan telah diuji coba dan disetujui sesuai dengan spesifikasi.

• Kuantitas material pada saat diserahkan harus sama dengan permintaan.

• Kualitas material (merk) harus sama dengan catatan penyerahan.

• Material-material yang diserahkan harus dalam susunan yang baik.

Setelah petugas gudang selesai memeriksa penyerahan material dan hasilnya baik, maka catatan penyerahan yang terdiri dari 2 rangkap sebagai bukti tanda terima harus ditandatangani. Rangkap pertama dikembalikan kepada petugas yang menyerahkan sedangkan rangkap kedua disimpan sebagai arsip yang digabungkan dalam satu gandaan surat permintaan pembelian sebagai laporan untuk kelengkapan administrasi.

Laporan-laporan ini akan dijadikan dokumen yang akan diserahkan pada pemegang pembukuan sebagai informasi perihal penerimaan material yang dipesan, sehingga dapat mempersiapkan pembayaran kepada pemasok ketika mengajukan penagihannya.

6. Penyimpanan Material

Penyerahan material yang sudah sesuai dan dapat diterima harus disimpan dengan baik oleh petugas gudang. Petugas gudang ini bertanggung jawab dalam menjaga dan menyimpan meterial-material yang diserahkan antara waktu penyerahan sampai dengan material tersebut dikeluarkan dari gudang yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek konstruksi.

Aspek utama manajemen material adalah aspek keamanan fisik dan selalu siap (availibility). Pemeriksaan secara periodik terhadap material-material yang disimpan harus diadakan untuk memperkuat catatan petugas gudang agar tidak terjadi perbedaan jumlah material yang disimpan dengan catatan yang ada.

7. Pengeluaran Material

Semua material yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi tercatat dan tersimpan di dalam gudang. Sehingga untuk penggunaan material tersebut harus dikeluarkan dari gudang penyimpanan dengan melengkapi berita acara pengeluaran material yang dikeluarkan dari gudang penyimpanan dengan melengkapi berita acara pengeluaran material yang dikeluarkan oleh petugas gudang. Berita acara ini berisi informasi tentang jumlah dan jenis material yang diambil, maksud penggunaan material dan informasi-informasi lainnya yang terkait dengan material yang dibutuhkan.

Petugas gudang harus dapat menjamin bahwa material yang keluar dari gudang benar-benar untuk kepentingan pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi dan sesuai dengan daftar rincian dalam berita acara. Berita acara pengeluaran dari gudang harus diperiksa oleh yang bertanggung jawab untuk menjamin :

• Material yang dikeluarkan dari gudang dibutuhkan dan benar-benar digunakan dalam pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi.

• Informasi yang terdapat dalam berita acara pengeluaran adalah benar yang diperlukan untuk proyek.

Bahan permanen dan bahan sementara yang dikeluarkan dari gudang akan digunakan dalam pelaksanaan pembangunan proyek konstruksi, selanjutnya petugas gudang tidak mempunyai kepentingan lagi terhadap material-material tersebut. Untuk bahan sementara bila sudah tidak digunakan, akan dikembalikan lagi ke gudang penyimpanan yang akan digunakan pada pelaksanaan pembangunan proyek lainnya (sebagai contoh : cetakan, pompa, molen, dan lain-lain).

Tanggung jawab atas keamanan bahan konstruksi yang harus dikembalikan harus tetap atas nama orang yang bertanggung jawab atas dikeluarkannya barang tersebut. Petugas gudang juga harus dapat menjamin bahwa semua barang yang dipulangkan telah dibersihkan dan dapat beroperasi penuh. Bila dibutuhkan perbaikan, petugas gudang harus memperbaiki secepatnya, sehingga barang tersebut siap pakai bila tiba-tiba dibutuhkan.